Зміст:
- Що таке РРО і яке його призначення
- Кому потрібно встановлювати РРО у 2025 році
- Приклад із життя
- Які операції потребують використання РРО
- Що обрати: класичний чи програмний РРО
- Відповідальність за порушення правил РРО
- Як підготувати бізнес до змін у 2025 році
- Висновок
Перевірки, звіти, несподівані зміни у правилах – українські підприємці давно звикли лавірувати між новими вимогами держави й прагненням зберегти бізнес на плаву. Одна з таких «точок напруги» – РРО, або реєстратор розрахункових операцій. Що це на практиці? Чому останні кілька років це слово стало таким тривожним для підприємців роздрібної торгівлі чи сфери послуг? І що зміниться у 2025 році, коли очікуються нові підходи до обліку готівкових розрахунків?
Кажуть, що РРО – це про контроль. Але підприємець бачить у цьому ще й витрати, формальності, відповідальність. Особливо боляче питання зачіпає малий бізнес. Продавець кави “з віконця” чи майстриня з манікюру, які працюють самі на себе, часто вагаються: чи справді треба витрачати кошти на касовий апарат? А може, можна працювати й далі «без каси»? Питання про обов’язковість встановлення РРО, його нові види та вимоги у 2025 році – одне з найпопулярніших у бізнес-спільноті. Відповіді залежать від діяльності, масштабів і навіть способу розрахунку з клієнтами.
Що таке РРО і яке його призначення
РРО – це спеціальний пристрій або програмне забезпечення, яке фіксує всі розрахунки з покупцями, видає фіскальні чеки та передає інформацію до податкової служби. Його головна мета – забезпечити прозорість готівкових і безготівкових розрахунків, запобігти ухиленню від податків та захистити споживачів.
Останніми роками класичні касові апарати поступово відходять у минуле. Їм на зміну приходять програмні РРО – мобільні додатки або комп’ютерні програми, які виконують ті ж функції, але без залізної «коробки» на касі. Це спрощує життя дрібному бізнесу, адже не потрібно купувати дороге обладнання – достатньо смартфона чи ноутбука.
Проте навіть із новими технологіями залишаються нюанси. І головний – хто зобов’язаний встановлювати реєстратор, а хто може працювати без нього.
Кому потрібно встановлювати РРО у 2025 році
Вимоги щодо встановлення РРО залежать від форми бізнесу, обігу, сфери діяльності та способу отримання доходу. Розгляньмо типові категорії:
- Фізичні особи-підприємці на єдиному податку (ФОП 2-3 групи): у більшості випадків до 2025 року вони могли користуватись звільненням від застосування РРО, якщо їхні доходи не перевищували певний річний ліміт (наприклад, 1,32 млн грн для 2 групи) та діяльність не входила до групи ризикових. Однак із 2025 року очікується розширення обов\’язку – навіть малий бізнес із незначним оборотом може втратити це право.
- Підприємці, які здійснюють діяльність у сфері торгівлі, громадського харчування, послуг: більшість із них вже зобов’язані використовувати РРО або програмний РРО. Перелік сфер, що підпадають під обов’язковість, поступово розширюється.
- Онлайн-магазини, торгівля через інтернет: якщо приймаються платежі платіжними картками, через термінал або навіть при доставці кур’єром, податкові органи вимагають застосовувати РРО. Це правило стосується як великих гравців, так і дрібних продавців у соцмережах.
- Юридичні особи: усі підприємства зобов’язані фіксувати операції та видавати фіскальний чек клієнту.
Звільнення можуть застосовуватись для окремих категорій ФОП 1 групи (дрібна роздрібна торгівля на ринках, сезонні ремісничі продажі тощо), хоча й тут можливі зміни.
Приклад із життя
Уявімо майстерню з ремонту взуття на районному ринку. Її власник – ФОП 2 групи, працює сам, приймає гроші готівкою. Ще два роки тому він працював без каси, але у 2025 році його сфера діяльності потрапила до розширеного переліку обов’язкового застосування РРО. Якщо він не встановить реєстратор, ризикує отримати штраф.
Які операції потребують використання РРО
РРО повинні використовуватись у разі:
- приймання готівки від покупців,
- проведення оплат банківською карткою (через POS-термінал або інтернет-еквайринг),
- отримання платежів через інтернет-платформи та мобільні додатки.
Не важливо, чи торгуєте ви кавою у точці біля метро, продаєте хендмейд у соцмережах, чи приймаєте передоплату на карту – РРО потрібен у більшості таких випадків. Винятки для окремих категорій ФОП, які не перевищують ліміт річного доходу та не займаються ризиковими видами діяльності, можуть зберегтись, але їх перелік щорічно скорочується.
Типові ситуації, коли потрібен РРО:
- Кав’ярня встановила платіжний термінал – кожна транзакція має бути фіксована.
- Онлайн-магазин приймає оплату через платіжну систему – видається електронний чек.
- Магазин на ринку продає товари за готівку – видається друкований або електронний чек.
Що обрати: класичний чи програмний РРО
На сьогодні підприємці можуть вибирати між двома підходами:
- Класичний касовий апарат – фізичний пристрій із фіскалізатором, реєстрацією у податковій, спеціальними витратними матеріалами.
- Програмний РРО (ПРРО) – мобільний застосунок або програмний комплекс на комп\’ютері чи смартфоні.
Основні переваги програмного РРО:
- Швидкий запуск – не потрібно чекати на реєстрацію пристрою.
- Відсутність витрат на апаратні засоби.
- Автоматичне формування та надсилання електронних чеків.
- Можливість інтеграції з CRM, онлайн-терміналами, бухгалтерськими програмами.
Проте для деяких сфер залишаються законодавчі обмеження щодо вибору типу РРО, тому рішення потрібно приймати з урахуванням подробиць вашої діяльності.
Відповідальність за порушення правил РРО
Невикористання або неправильне застосування РРО може призвести до штрафів. У 2025 році податкові органи планують посилити контроль, особливо за роздрібною торгівлею, онлайн-продажами, сферами послуг.
Найпоширеніші штрафи – за:
- непроведення операції через РРО (відсоток від суми),
- невидачу фіскального чеку,
- роботу з незареєстрованим чи непридатним пристроєм.
Щоб уникнути небажаних наслідків, рекомендують своєчасно консультуватись із бухгалтером чи фахівцем із податкового права й стежити за новинами від ДПС.
Як підготувати бізнес до змін у 2025 році
Підприємцям варто завчасно перевірити, чи змінився їхній статус щодо застосування РРО. Особливо уважним потрібно бути тим, хто працює у сфері торгівлі, громадського харчування, сервісу та онлайн-продажів.
Ось короткий алгоритм дій:
- Оцініть структуру своєї діяльності й тип розрахунків із клієнтами.
- Перевірте нові законодавчі зміни для вашої групи ФОП або ТОВ.
- Оберіть вигідний вид РРО – класичний чи програмний.
- Ознайомтеся з інструкціями від ДПС, перевірте документи й порядок реєстрації.
- Налаштуйте та протестуйте систему до дати, визначеної законодавством.
Висновок
Правила роботи з РРО у 2025 році змінюються швидко та часто несподівано. Для бізнесу важливо залишатися гнучким, уважно стежити за вимогами та своєчасно переходити на сучасні формати обліку розрахунків. Це не лише про виконання закону – фіскалізація захищає бізнес від штрафів і відкриває шлях до більшої довіри з боку клієнтів. Готовність до нових умов допоможе уникнути неприємностей і зосередитись на розвитку власної справи.
