Зміст:
- Правовий статус фрілансера в Україні: важливі нюанси
- Як легально оформити роботу з фрілансером
- Договір із ФОП: найбезпечніший для бізнесу варіант
- Цивільно-правова угода із фізичною особою: коли це доречно
- Віддалений працівник на трудовому договорі
- Як уникнути перекваліфікації у трудові відносини
- Фінансові питання: оплата праці, податки й звітність
- Збереження прав інтелектуальної власності та конфіденційності
- Перевірені поради для власників бізнесу
- Підсумок
Усе більше компаній в Україні переходять на гнучкі формати праці. Класичний офіс із суворим графіком поступається місцем командам, що працюють віддалено, іноді знаходячись у різних містах або навіть країнах. Фрілансери стають опорою для бізнесу під час запуску нових проєктів, коли немає сенсу брати людину в штат. Але разом із новими можливостями виникає чимало юридичних і бухгалтерських нюансів: як співпрацювати так, щоб не отримати штраф від податкової? Як уникнути конфліктів і не втратити контроль над своїм бізнесом? Ризики є, проте вони керовані – головне знати, на що звертати увагу.
Правовий статус фрілансера в Україні: важливі нюанси
Щоб юридично правильно працювати з фрілансерами або віддаленими працівниками, треба розуміти – законодавство України не виділяє фрілансера як окремого суб’єкта. Формально ви маєте справу або з фізичною особою (громадянином), або з фізичною особою-підприємцем (ФОП), або з компанією. Найпоширеніші форми співпраці – цивільно-правова угода (ЦПД) із приватною особою або договір із ФОП.
Важливо: роботодавець не може оформити людину як фрілансера тільки для того, щоб уникнути сплати податків або приховати реальні трудові відносини. Контролюючі органи активно відстежують такі ситуації, і якщо ознаки трудових відносин присутні, має бути трудовий договір.
Як легально оформити роботу з фрілансером
Договір із ФОП: найбезпечніший для бізнесу варіант
Якщо фахівець працює як ФОП, ви можете укласти з ним договір про надання послуг або виконання робіт. Такий підхід зручний і для бізнесу, і для самого спеціаліста:
- Ви не сплачуєте податків за працівника, адже всі податкові зобов’язання бере на себе ФОП.
- Легко оформити документи: акт виконаних робіт, рахунок – усе стандартно.
- Відсутній ризик перекваліфікації у трудові відносини, якщо все грамотно прописати.
Варто звертати увагу на обов’язкові реквізити договору, чіткий опис предмета та результату роботи, порядок оплати, строки виконання і відповідальність. Вказуйте, що виконавець діє як незалежна особа, сам організовує робочий час і місце.
Цивільно-правова угода із фізичною особою: коли це доречно
Іноді фахівець не має ФОП. Тоді можна укласти цивільно-правову угоду з фізичною особою – наприклад, договір підряду чи договір надання послуг. Якщо послуга разова або не є системною, це цілком легально.
Але є нюанс: у цьому випадку замовник повинен утримати та сплатити за працівника податок на доходи фізичних осіб (18%) і військовий збір (1,5%), а також нарахувати ЄСВ (22%). Щоб уникнути проблем, прописуйте в договорі деталі, які відрізняють такі відносини від трудових: відсутність підпорядкування, контроль результату, а не процесу.
Віддалений працівник на трудовому договорі
В окремих випадках доцільно оформити людину як віддаленого працівника із звичайним трудовим договором. Цей варіант підходить, коли робота передбачає постійну зайнятість, інтеграцію в команду, корпоративні бенефіти. Можна прописати в договорі, що працівник працює дистанційно та використовує особисті пристрої.
Тут діють ті самі трудові гарантії, що й для людей в офісі, а податки та внески сплачує компанія.
Як уникнути перекваліфікації у трудові відносини
Одна з найпоширеніших проблем – коли справжні трудові відносини маскують цивільно-правовими договорами. Якщо податкова доведе, що співпраця має ознаки працевлаштування (регулярність, підрядність, фіксований графік, підпорядкування), компанію чекають штрафи. Щоб уникнути цього:
- Не встановлюйте регулярний графік для фрілансера.
- Не давайте вказівок щодо процесу роботи – лише щодо кінцевого результату.
- Не організовуйте корпоративне навчання і не контролюйте відпустки таких спеціалістів.
- Не видавайте їм корпоративне обладнання.
У договорі акцентуйте увагу на результативності, а не на процесі. Це – ключ до легального співробітництва.
Фінансові питання: оплата праці, податки й звітність
Розрахунок із фрілансерами залежить від обраної моделі співпраці.
- Якщо маєте справу з ФОП, оплата йде на його підприємницький рахунок. Замовник отримує акт виконаних робіт, на підставі якого перераховує кошти.
- При роботі з фізособою оформлюйте акт, а далі компанія самостійно сплачує податки та внески.
- Для віддалених штатних працівників усе відбувається як зазвичай – заробітна плата, відпустки, лікарняні.
Ще один важливий момент – валютні розрахунки. Якщо фрілансер живе в Україні, а працює для закордонного замовника, важливо переконатися, що обраний платіжний спосіб відповідає валютному законодавству.
Збереження прав інтелектуальної власності та конфіденційності
Дистанційна співпраця часто передбачає доступ до комерційної інформації, розробки контенту, дизайну чи програмного коду. Права на результати роботи мають належати замовнику. Тому радимо включати в договір відповідні пункти про передачу виключних прав, нерозголошення, порядок використання напрацювань. Це дозволить уникнути неприємних ситуацій після завершення проєкту.
Перевірені поради для власників бізнесу
Ось кілька практичних рекомендацій, що допоможуть убезпечити співпрацю з фрілансерами:
- Обов’язково перевіряйте, чи дійсний статус ФОП у підрядника (через відкриті державні реєстри).
- Зберігайте всі документи, що підтверджують виконання робіт.
- Погоджуйте всі умови до початку співпраці письмово.
- Використовуйте професійні шаблони договорів, адаптовані під ваш кейс.
- Вказуйте чіткі критерії оцінки та прийому роботи.
Реальна історія: київська діджитал-агенція кілька років працювала лише з фрілансерами-ФОП. Кожен договір містив пункт про передачу інтелектуальної власності, а результати фіксувалися актами. Після податкової перевірки жодних питань не виникло – усе було оформлено правильно.
Підсумок
Легальна співпраця з фрілансерами й віддаленими працівниками в Україні – це реальна конкурентна перевага й захист від неприємних сюрпризів. Пам’ятайте про розмежування трудових і цивільно-правових відносин, оформлюйте всі нюанси письмово, слідкуйте за змінами у законодавстві. Гнучкість і прозорість – союзники сучасного бізнесу.
